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運用Excel三大條件函數解決實際問題

在工作中,數據的運算量和彙總的操作一下比平時多了不少。衆所周知,在Excel中可以對數據進行各種不同的運算和彙總,今天我向大家介紹與條件相關的函數三兄弟,分別是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函數。他們有一個共同的特點――都姓字符“IF”。

大兄弟:COUNTIF函數(計數求和)
COUNT函數,顧名思義是用來計數的,統計所選擇區域的數值型單元格個數。COUNTIF是COUNT函數的引伸與拓展,在計數時加上先前條件,只有符合計數的條件才進行統計計算。比如,從員工信息表中,計算出有多少人的年齡大於35歲。

下面我們來看一個典型的分類計數彙總的例子。這裏有一張銷售流水記錄表,每名銷售人員累計做了多少“銷售訂單個數”呢?
大兄弟COUNTIF正常工作需要兩個參數――條件區域(本例爲左側表中“銷售人員”一列)和計數條件(本例爲右側表中的人員姓名)。要計算第一位銷售人員的“訂單數”,很簡單,輸入函數公式 “=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可(見圖1)。

運用Excel三大條件函數解決實際問題

二兄弟:SUMIF函數(條件求和)
SUM函數的作用是對數據求和,而SUMIF對它進行了引伸和拓展,比如計算“金額”在1元以上的數據總和、按照人員或產品分類計算數據總和等等。它有3個參數,分別是條件區域、判斷條件、實際的求和區域(如果它與“條件區域”是一個區域,就可省略)。
在上例中,計算每位“銷售人員”的訂單總金額,就要使用SUMIF函數來協助了。如果要計算每個人的銷售訂單總金額,把左側表的“銷售人員”一列當作“條件區域”,把右側表的每個名單當作求和“條件”,把左側表的每筆“訂單金額”當作“實際求和區域”,在G2單元格中輸入數據計算公式 “=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”(見圖2),第1名銷售人員的“訂單總額”就瞬間產生了。

運用Excel三大條件函數解決實際問題

小提示:
在本例的COUNTIF函數和SUMIF函數中,由於“銷售人員”區域與“訂單總額”區域都是固定的,所以在函數中引用這兩列地址時,要使用“絕對地址”,也就是在地址前添加“$”符號。

三兄弟:IF函數
邏輯高手IF函數是一個條件函數,它可以通過設置的條件進行邏輯判斷。
如果在剛纔的數據彙總表中再添加一列“銷售獎金”數據,“銷售獎金”發放的方法是:如果某個人的訂單總額大於¥1500,000,那麼“獎金”數用總額×5%,否則“獎金”就用總額×3%。所以,第1位銷售人員“銷售獎金”的計算公式應爲“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”,如圖3所示。

運用Excel三大條件函數解決實際問題

結合剛纔的知識,推測一下這個公式中3個參數的涵義吧。“G2>1500000”是IF函數的判斷條件,“G2*0.05”是條件成立的操作,“G2*0.03”是條件不成立的操作。

名師點睛:
*數據的分類彙總是Excel最常見的應用。分類彙總的方法很多,包括使用函數和公式。設置的條件可看作是分類的依據,用“COUNTIF函數”進行分類計數彙總,用“SUMIF函數”進行分類求和彙總,非常方便。*IF函數的作用是根據判斷條件的真假,自動進行分支操作。比如根據身份證號碼的奇偶來判斷性別,根據績效數據來填寫成績等等。在實際應用時,一個非常實用的應用是:把IF函數的“真”或“假”參數嵌套成另一個IF函數,實現多種分支操作。如2個IF函數的嵌套可寫成“=IF(條件,真,IF(條件,真,假))”,這樣一來就可以實現3個分支判斷了(在Excel中,最多是7層函數嵌套)。*重複數據的篩選問題常常讓我們感到非常棘手。COUNTIF函數除了可以實現分類計數彙總外,它和IF函數配合,還可以實現對重複數據的標識與篩選,從而將1列中的重複數據刪除。在如下圖4所示的案例中,使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”爲重複數據的後面添加了標識“1”,爲不重複數的後面添加了標識“0”。在公式中,COUNTIF是條件計數,可利用它統計出從這列的第1個數據起,某個數出現了幾次,再用IF函數判斷,若出現2次以上就添加“1”,若出現1次則就添加“0”。最後用Excel中的自動篩選功能,將所有標識爲“1”的數據行刪除,就能把重複數據統統清理掉了。

運用Excel三大條件函數解決實際問題

與“IF”相關的函數三兄弟,不但爲運算添加了“條件”,而且爲我們打通了很多解決問題的道路,只要我們肯用心發掘,一定還能夠找到更多的問題解決之道。

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